Céges események Magyarországon
Céges este, amelyen könnyű kapcsolódni és jó együtt lenni.
Évzáró, partnerfogadás, konferencia utáni este, díjátadó vagy termékbemutató: a programot az esemény céljához, a vendégekhez és a vállalati arculathoz igazítjuk.
A jó céges este
Bevonja a vendégeket, de nem kényszerít senkit
Egy céges rendezvényen eltérő motivációval és előismerettel érkeznek a vendégek. Vannak, akik azonnal bekapcsolódnak, mások előbb beszélgetnek, vacsoráznak vagy partnerekkel találkoznak. Ezért a Duna Haven nem egyetlen, kötelező tömegprogramként építi fel az estét.
Több belépési pontot, röviden érthető állomásokat és olyan műsorvezetői ritmust tervezünk, amely támogatja a networkinget. A program lehet az est fő eleme, de dolgozhat a díjátadó, vezetői köszöntő, élőzene vagy vacsora mellett is.
Az ajánlattól a helyszínig
Egyértelmű feladatok és kiszámítható szervezés
Az ajánlatot és a menetrendet úgy készítjük el, hogy a HR-, marketing-, kommunikációs vagy beszerzési csapat is egyértelműen lássa a szolgáltatás tartalmát és a szükséges jóváhagyásokat.
Brief és cél
Miért jön létre az esemény, kik a résztvevők, milyen vállalati üzenetet kell támogatnia, és mely programpontok már rögzítettek?
Formátumterv
Javaslatot adunk az asztalok számára, a csoportrotációra, a házigazdákra, a nyitó és záró pillanatra, valamint a kapcsolódó szolgáltatásokra.
Gyártás és egyeztetés
Jóváhagyjuk a márkaanyagokat, a dekorációt, a regisztrációs folyamatot, a technikai igényt és a szállítási tervet.
Helyszíni produkció
A felépítés után technikai és programpróba következik. Az esemény alatt dedikált koordinátor tart kapcsolatot a helyszínnel és a többi szolgáltatóval.
Rendezett lezárás
A program végén a műsorvezető közös zárást ad, a személyzet összegyűjti a kellékeket, majd az egyeztetett sávban megtörténik a bontás.
Vállalati alkalmazások
Négy eseménytípus, négy külön hangsúly
A közös tematika mellett a szervezési cél változik. A program felépítését ezért nem érdemes automatikusan egyik rendezvényről a másikra másolni.
Évzáró és gála
- érkezési aktivitás
- vezetői köszöntőhöz igazított indítás
- vacsora és színpadi program kapcsolása
- fotó- és videókoordináció
Partnerfogadás
- szabadon bejárható állomások
- rövid, többnyelvűre alakítható instrukció
- nyugodt beszélgetési zónák
- házigazdai vendégirányítás
Termékbemutató
- arculati szín- és anyaghasználat
- regisztráció és márkaút
- színpadi időzítés
- promóciós személyzet
Vállalati arculat
A márka felismerhető marad, a tér mégsem lesz túlzsúfolt
A meghívó és a regisztráció után a vendég ugyanazzal a vizuális rendszerrel találkozhat a nyomtatott programon, a fotóhelyen, a színpadon, az asztalrészleteken és a pontozáshoz használt anyagokon. A gyártási tervben rögzítjük a méreteket, anyagokat, leadási határidőket és jóváhagyási pontokat.
Ha az eseményhez díjátadó, konferencia, kiállítási stand, online közvetítés vagy teljes hang- és fénytechnika is tartozik, ezeket ugyanabba a menetrendbe illesztjük. Így a vendégfogadás és a technikai háttér végig összhangban marad.
Produkciós lehetőségek
A helyszíni este
Már az érkezésnél érthető legyen a tér
A fogadópult, ruhatár, beszélgetési zónák, catering és tematikus asztalok egymáshoz viszonyított helye meghatározza a vendégek első húsz percét.
A regisztrációs személyzet irányítja a beérkezést, a koordinátor figyeli a terhelést, a házigazdák pedig nyitott, de nem tolakodó módon indítják el a programot.
Nagyobb létszámnál javasolhatunk időben lépcsőzetes aktiválást, hogy egyszerre ne mindenki ugyanahhoz az állomáshoz érkezzen.
Az asztalváltások mozgásban tartják az estét
Az asztalok közötti váltást a vendégszámhoz és az este ritmusához igazítjuk. A feladatok könnyen követhetők, az egyes körök pedig elég rövidek ahhoz, hogy új csoportok is bekapcsolódjanak.
Csapatépítésnél közös ponttábla és együttműködési célok adhatnak keretet; partnerfogadásnál inkább a szabad beszélgetés és a rugalmas csatlakozás marad előtérben.
A személyzet a márka vendéglátói arca
A műsorvezető, az asztalvezetők, a regisztrációs munkatársak és a helyszíni koordinátor szerepét előre tisztázzuk. Megjelenésük és kommunikációs stílusuk az esemény hangvételéhez igazodik.
A koordinátor felelőssége, hogy a programidő, a vacsora, a színpadi műsor és a technikai szolgáltatók kapcsolódása a helyszínen is követhető maradjon.
A zárás ad értelmet a közös ívnek
A műsorvezető rövid összefoglalót, csapatelismerést vagy közös fotópontot vezethet. A hangsúly az együtt töltött időn és a részvételen van.
Ezután az aktivitás lecsendesíthető, miközben a vacsora, zene vagy kötetlen beszélgetés tovább folytatódik. A bontás csak az egyeztetett időben indul.
Lehetséges összeállítás
Így épülhet fel egy céges évzáró
Az alábbi menetrend megmutatja, hogyan illeszkedhet egymáshoz a vendégfogadás, a vacsora és a tematikus program.
A megrendelő olyan programelemet keresett, amely mellett a beszélgetés és a vacsora is természetes marad.
A csapat az asztalokat a terem két oldalára osztotta, középen networking és catering zónával, folyamatos házigazdai segítséggel.
A belső projektcsapatnak nem kellett külön koordinálnia az eszközöket, a személyzetet és a programváltásokat.
Gyakorlati válaszok
Gyakori kérdések
Ha itt nem találja a választ, küldje el a tervezett dátumot és vendégszámot. Rövid egyeztetésen minden részletet átbeszélünk.
Évzáró, partnerfogadás, csapatépítő nap, konferencia utáni este, termékbemutató, díjátadó és üzleti kapcsolatépítő esemény mellé is alakítható. A hangsúlyt minden esetben a szervező célja szerint választjuk meg.
Az asztalok, asztalvezetők, vendégcsoportok és rotációs idők számát együtt tervezzük. Nagyobb létszámnál a regisztráció, a műsorvezetés és a térbeli jelzések is hangsúlyosabb szerepet kapnak.
Igen. Két óra körüli, könnyen elindítható kísérőprogram is kialakítható. A helyszíni átállást, a technikát és a vendéglátás időzítését előre egyeztetjük.
Színrendszer, regisztrációs és programanyagok, fotóhely, pontozólapok, asztalrészletek, dekoráció és színpadi grafika hangolható a vállalati megjelenéshez.
A projekt méretéhez rendelt helyszíni koordinátor tart kapcsolatot a megrendelővel, a helyszínnel, a személyzettel és a kapcsolódó szolgáltatókkal.
A csapat telefonon vagy e-mailben pontosítja az esemény célját, helyszínét, időrendjét és szolgáltatási körét, majd ezek alapján állítja össze a személyre szabott javaslatot.
Kapcsolódó lehetőségek
További szolgáltatások az eseményéhez
A tematikus program kérhető önállóan, vagy egy teljes körűen megszervezett este részeként.