Koncepció és tartalom
Eseménycél, vendégprofil, kreatív irány, forgatókönyv, programstruktúra, műsorvezetés és kapcsolódó élő szórakoztatás.
Teljes körű rendezvényszervezés
Egy csapat, amely az egész rendezvényt összefogja.
A tematikus esti program mellett a helyszínkeresést, a vendéglátást, a dekorációt, a technikát, a műsort, a regisztrációt, a személyzetet, a szállítást, valamint a fotót és videót is ránk bízhatja.
Együttműködő szolgáltatók
Az este akkor gördülékeny, ha mindenki tudja a feladatát
A cateringnek tudnia kell, mikor indul a színpadi program; a fotósnak ismernie kell a fényváltásokat; a regisztrációs csapatnak látnia kell a kiemelt vendégeket; a tematikus asztalok telepítésének el kell férnie a dekor és a technika mellett.
Ezért közös ütemtervet, helyszínrajzot és felelősségi rendet készítünk. A megrendelő egy átlátható produkciót lát, a helyszínen pedig dedikált koordinátorok kezelik a szakágak kapcsolódását.
Választható szolgáltatások
Öt terület, amelyet egyetlen tervben fogunk össze
Kérhet csak néhány szolgáltatást, vagy ránk bízhatja az egész eseményt. Az ajánlatot mindig a tényleges igények alapján állítjuk össze.
Helyszín és látvány
Helyszínkeresés, foglalási támogatás, térterv, dekoráció, styling, fotóhely, márkaanyagok és kiállítási támogatás.
Hang, fény és színpad
Audio-vizuális eszközök, világítás, színpad, DJ- és zenei szolgáltatás, konferencia-, virtuális vagy hibrid eseménytámogatás.
Catering és bár
Menükoncepció, felszolgálási ütem, koktél- és bárszolgáltatás, különleges étrendi igények és személyzeti koordináció.
Emberek és logisztika
Regisztráció, fogadó- és promóciós személyzet, műsorvezetők, szállítás, szállás, vendégtranszfer, telepítés és bontás.
Fotó és videó
Rendezvényfotó, videós összefoglaló, kiemelt pillanatok terve, helyszíni tartalomkoordináció és átadási struktúra.
A szervezés menete
Minden fontos döntést időben egyeztetünk
A tervezés minden szakaszában világosan jelezzük, miben kérünk döntést. Egyedi gyártást vagy költséggel járó módosítást csak jóváhagyás után indítunk el.
Brief és keretek
Cél, dátum, helyszín vagy földrajzi kör, létszám, eseményidő, célközönség, kötelező programpontok és felelősségi határok.
Kreatív javaslat
Bemutatjuk a látványt, a program menetét, a tér berendezését, a választható szolgáltatásokat és a szükséges személyzetet.
Beszállítói és gyártási terv
Helyszín, technika, catering, dekor, fellépők, nyomtatott anyagok, fotó és logisztika egyeztetése.
Helyszíni forgatókönyv
Perces vagy blokkszintű időrend, beállás, próba, vendégnyitás, műsorváltások, bontás és kapcsolattartók.
Megvalósítás
A rendezvényvezető és a koordinátorok irányítják a felépítést, a szolgáltatók együttműködését, a vendégfogadást és a váratlan helyzetek kezelését.
Lezárás
Bontás, helyszínátadás, médiatartalmak kezelése és a megrendelővel egyeztetett utókövetés.
Rendezvénytípusok
A csapatot az eseményhez állítjuk össze
Egy termékbemutató, egy díjátadó és egy privát gála másfajta szakembereket igényel. Csak azokat vonjuk be, akikre az adott eseményhez valóban szükség van.
Gálavacsora
Protokoll, vendéglátás, színpadi műsor és esti aktivitás.
Termékbemutató
Márkaút, technika, tartalom, promóciós személyzet és vendégregisztráció.
Díjátadó
Jelöltek, színpadi átadások, grafika, fény, hang és médiakoordináció.
Konferencia
Regisztráció, szemináriumi terek, AV-technika és esti kísérőprogram.
Kiállítás
Standtámogatás, személyzet, arculati anyagok és helyszíni logisztika.
Csapatépítés
Vezetett program, vendéglátás, helyszín és esti társasági élmény.
Privát gála
Diszkrét vendégfogadás, dekoráció, zene, vacsora és fotózás.
Ügynökségi együttműködés
Tematikus szolgáltatás világos feladatokkal és pontos helyszíni kapcsolódással.
Működési elvek
Egyértelmű kapcsolattartás
Ön egy kijelölt kapcsolattartóval dolgozik, aki összefogja a technikával, a vendéglátással, a programmal és a többi szolgáltatóval kapcsolatos kérdéseket.
Előre rögzítjük, ki hagyja jóvá a döntéseket, ki indítja el a helyszíni programpontokat, és kihez kell fordulni váratlan változás esetén.
A változásnak is van folyamata
Vendégszám, helyszín, műsoridő vagy szolgáltatási kör változhat. A módosítás hatását az időre, költségre, gyártásra és helyszíni működésre együtt vizsgáljuk.
Ez segít elkerülni, hogy egy látszólag kis döntés később több szakágat váratlanul érintsen.
A vendég nem látja a szervezeti ábrát
Számára az érkezés, a regisztráció, a ruhatár, az ital, a vacsora, a program és a távozás egyetlen folyamat. A produkció ennek megfelelően tervezi a jelzéseket, a személyzetet és az információátadást.
Külön figyelmet kapnak a későn érkezők, a kiemelt vendégek, a többnyelvű kommunikáció és a hozzáférési igények.
Az esemény a vendégek távozásával még nem ér véget
A bontási sorrend, rakodás, szolgáltatói elszámolás, helyszínátadás és médiatartalmak kezelése ugyanúgy része a projektzárásnak.
A jó bontási terv csökkenti a túlórát, védi a helyszínt és biztosítja, hogy minden eszköz a megfelelő csapathoz kerüljön vissza.
Gyakorlati válaszok
Gyakori kérdések
Ha itt nem találja a választ, küldje el a tervezett dátumot és vendégszámot. Rövid egyeztetésen minden részletet átbeszélünk.
Igen. Az esemény típusa, létszáma, földrajzi igénye, időpontja és technikai feltételei alapján segítünk megfelelő helyszínt keresni és a foglalási folyamatot koordinálni.
Igen. A Duna Haven meglévő szervezői vagy ügynökségi csapathoz is kapcsolódhat. A feladatokat és a helyszíni együttműködés rendjét már a szervezés elején rögzítjük.
A menükoncepciót, a felszolgálási időket, a személyzetet, a különleges étrendi igényeket, a bárkiszolgálást és a programhoz való kapcsolódást a helyszínnel és a szolgáltatóval egyeztetjük.
Igen. Konferencia-, szemináriumi, virtuális vagy hibrid eseményprodukció technikai és tartalmi támogatása is része lehet a projektnek.
A projekt méretéhez illesztett produkcióvezető és koordinátori csapat. A pontos szerepkörök, kapcsolattartók és indítási jogosultságok a helyszíni forgatókönyvben szerepelnek.
Dátum, helyszín vagy település, eseménytípus, vendégszám, időtartam, fő cél és a már ismert szolgáltatási igények. Ezek alapján indul a koncepció és az erőforrás-tervezés.
Kapcsolódó lehetőségek
További szolgáltatások az eseményéhez
A tematikus program kérhető önállóan, vagy egy teljes körűen megszervezett este részeként.